Erfolgreiche Team Retreats: Worauf es bei der Planung wirklich ankommt

Ein Strategy Retreat muss zwei Dinge gleichzeitig leisten: strategisch fokussiert genug sein, um etwas zu bewegen, und gleichzeitig Raum schaffen, um als Team wirklich zusammenzukommen. Nach neun erfolgreichen Strategy Retreats weiß ich inzwischen: Genau diese Kombination ist anspruchsvoll.

Mein größtes persönliches Learning? Ob ein Strategy Retreat funktioniert, entscheidet sich oft in Details, über die vorher kaum jemand nachdenkt.

Wo Planung wirklich beginnt

Gerade weil ein solches Format viele inhaltliche, organisatorische und soziale Ebenen zusammenbringt, hilft es, mit den gleichen Strukturen zu arbeiten, die sich auch in unserer Projektarbeit bewährt haben.

Für mich beginnt die Retreat-Planung wie jedes andere Projekt: mit einem klaren Ziel und definierten Ergebnissen. Konkret ist das meist ein Mix aus strategischer Ausrichtung, deren Übersetzung in präzise nächste Schritte, teamübergreifenden Trainings und bewusst eingeplanten gemeinsamen Aktivitäten. Das heißt vor allem: Alles startet mit dem „Warum?“. Denn erst wenn klar ist, was das Retreat leisten soll, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Sessions, Formate und Beiträge überhaupt hineingehören.

Parallel zur inhaltlichen Entwicklung des Programms startet die Logistik. Beides kristallisiert gemeinsam in der Agenda. Und genau deshalb sollte der Agenda-Rahmen so früh wie möglich entstehen, denn er setzt die Bedingungen für alles, was danach kommt: Auf- und Abbau, An- und Abreisetag, Arbeitstage, Mittagessen, Kaffeepausen. Diese Fixpunkte geben der Planung Struktur und schaffen einen klaren Rahmen für die Inhalte. Danach kommen die großen Blöcke wie Strategie, Trainings, interne Projekte und gemeinsame Aktivitäten.

Und dann beginnt die eigentliche Feinarbeit. Was gehört an welchen Tag? Welche Session setzt den Ton für das Retreat? Was braucht viel Energie und sollte eher früh stattfinden? Wo braucht es bewusst Luft? Drei Stunden Strategiearbeit brauchen einen anderen Rhythmus als ein 60-Minuten-Training. So entwickelt sich die Agenda Iteration für Iteration. Wochen vorher trifft sich das Planning-Team, um den Ablauf stetig feinzujustieren. Sobald die Inhalte und ihre Reihenfolge stehen, wird die Agenda in eine konkrete Zeitplanung übersetzt. Ich verwende dafür dieses Google-Sheet-Template – ein Klick, und es liegt als eigene Kopie im eigenen Drive.

Erst dann wird sichtbar: Das passt hier. Da fehlt noch Luft. Hier brauchen wir einen Break-out Room. Das ist für mich der Punkt, an dem aus einer losen Sammlung guter Ideen ein Retreat wird, das inhaltlich, organisatorisch und vor Ort wirklich funktioniert.

Das Team einbinden

Team Ownership ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Retreat-Planung. Wenn Menschen selbst Verantwortung übernehmen, bringen sie ihr Wissen und ihre Ideen ein und gestalten das Retreat aktiv mit. Dafür muss vorher klar sein, wo diese Verantwortung liegt. Genau dafür schafft der Planungsprozess den Rahmen. Wo immer möglich, delegiere ich konkret und gebe Verantwortung bewusst ab. Ein 45-Minuten-Slot gehört dann einer Person, die selbst entscheidet, was darin passiert und wie sie ihn gestaltet. Das gilt auch für die gemeinsamen Aktivitäten. Statt selbst zu entscheiden, was dem Team Spaß machen könnte, planen wir diesen Teil gemeinsam. Ein paar Wochen vorher machen wir eine Ideation Session mit Miro-Board, sammeln alles, was uns einfällt, und voten anschließend gemeinsam.

Und da wird es meistens sehr interessant. Nachtspaziergang durchs Dorf mit Wein. Team-Staffel im Wasser auf dem SUP. Tischtennisturnier um die goldene Spreewaldgurke. Irgendwelche Ideen, bei denen man im ersten Moment denkt: Das ist komplett offbeat – aber genau deshalb passt es zu uns. Die Activity-Ideation ist ein Highlight: viel Lachen, jede Menge Kreativität – das erzeugt lebendige Bilder im Kopf, wie die Tage vor Ort aussehen könnten. Genau das schafft Vorfreude und macht aus allen Beteiligten Mitgestalter des Retreats.

Harte Kriterien vor schönen Bildern

Bei der Auswahl der Location muss ich mich immer etwas selbst disziplinieren. Schöne Bilder und außergewöhnliche Häuser ziehen mich schnell in ihren Bann – aber am Ende müssen erst einmal die ganz banalen Dinge stimmen.

Deshalb habe ich einen Kriterienkatalog entwickelt. Die wichtigsten fünf sind:

• Charakter: Eine Location mit eigener Geschichte und Patina
• Exklusivität: Für die Tage gehört der Ort ganz uns
• Arbeitsräume: Stabiles Internet, ein großer Raum für die Gruppe, Breakout Rooms
• Privaträume: Alle haben ein eigenes Zimmer und bleiben trotzdem unter einem Dach
• Verpflegung: Hochwertiges Essen, geräuschlos und unkompliziert organisiert

Wie wichtig solche Details sind, habe ich bei unserem ersten Retreat gelernt. Ich hatte erst am Tag der Anreise wirklich verstanden, dass das Gutshaus mit den Arbeitsräumen gar nicht das Haus war, in dem wir alle schlafen würden. Ein Teil des Teams war in einem Nebengebäude untergebracht, andere liefen abends noch durchs Dorf in eine nahe Pension. Das war … nicht optimal. Auch nicht katastrophal, aber die falsche Dynamik für unser Retreat. Die Gruppe zerfällt dann nämlich in kleine Einheiten, Wege werden länger, Leute kommen zu spät in die Sessions und spontane Momente gehen verloren.

Der letzte Filter: Check vor Ort!

Die erwähnten harten Kriterien sind ein sehr effizienter erster Filter. Ob eine Location aber wirklich funktioniert, zeigt sich erst vor Ort. Genau das lässt sich aus einem Exposé oder fünf guten Bildern auf einer Website nur schwer beurteilen. Deshalb: Wenn es irgendwie möglich ist, schaue ich mir die Location vorab selbst an.

Einmal vor Ort, versuche ich mir ganz konkret vorzustellen, wie wir uns dort als kleines Team bewegen. Sitzen wir acht Stunden auf unbequemen Stühlen? Verlieren wir uns auf einem viel zu großen Gelände? Oft verraten auch gerade die kleinen Dinge erstaunlich viel: eine gute Kaffeemaschine, warmes Licht über einem großen Gemeinschaftstisch oder viel zu viele kleine Räume, die Distanz schaffen. Aber genauso wichtig ist, was passiert, wenn wir den Ort wirklich in Besitz nehmen.

• Morgens im Garten Lauftraining mit Trillerpfeife?
• Eine intensive Spikeball Competition auf der Wiese starten?
• Über Nacht 15 Schwimmtiere im Pool treiben lassen?

Rückblickend haben für uns die Orte am besten funktioniert, an denen beides stimmt: der Ort selbst und die Menschen, die ihn mit uns teilen. Alles ist da, was wir brauchen – und trotzdem bleibt genug Raum für spontane Ideen und unseren eigenen Rhythmus.

Drei Lieblingsorte

Hier drei Retreat-Locations, die uns besonders in Erinnerung geblieben sind:

Der PROJEKTRAUM DRAHNSDORF ist für uns über die Jahre zu einem echten Retreat-Zuhause geworden. Schon bei der ersten Ankunft war dieses Gefühl da: Hier können wir einfach ankommen und loslegen.

Der Ort selbst hat eine ganz eigene Geschichte. Vieles war einmal Ruine, wurde über Jahre in viel Eigenarbeit von den Hosts Andrea und Cyrus behutsam wiederhergestellt. Altes durfte bleiben, Spuren blieben sichtbar. Das spürt man im ganzen Haus: in den knarrenden Dielen, den herrschaftlichen Flügeltüren und den antiken Möbeln, zwischen denen wir arbeiteten, schliefen und zusammenkamen.

Andrea und Cyrus teilten den Ort und ihr Zuhause ganz selbstverständlich, erzählten die Geschichte und verbanden uns mit den Menschen, die hier leben und mitgestalten. Ein Abend ist mir dabei besonders in Erinnerung geblieben: Wir saßen gemeinsam mit den Gastgebern am großen Tisch unter der alten, riesigen Linde, haben ausgiebig gegessen, gesungen und den Abend bis weit in die Nacht ausklingen lassen. Genau diese Mischung aus Ort, Menschen und Vertrautheit fühlte sich jedes Mal wie Nachhausekommen an.

Bei den Hosts hinter THE VIELD merkt man sofort, dass hier Menschen aus Beratung, Medien und Design mit großer Leidenschaft am Werk sind.

Ein Google Sheet für die erste Kalkulation, ein eigenes Tool für die Zimmeraufteilung, eine komplette Liste aller verfügbaren Devices und Work Gadgets, bis hin zu meinem ersten Vor-Ort-Termin bei Louisa und Caspar. Alles klar strukturiert, leicht auszufüllen und trotzdem nicht unpersönlich.

Dieser Eindruck setzte sich vor Ort nahtlos fort. Der riesige ehemalige Kuhstall war hochprofessionell für gemeinsames Arbeiten ausgestattet: Smartboards, Design-Möbel auf Rollen und eine riesige Box mit Workshop-Utensilien, sorgfältig beschriftet. Ein paar Schritte nach draußen: Dort warteten schon Axt und Holz darauf, dass jemand loslegt. Und im Anschluss ging es mit dem Handtuch über der Schulter zum nahegelegenen Vielitzsee. Struktur und Freiheit, genau das ist THE VIELD.

Die VILLA LE MOZZETE, einst im Besitz der Medici und zwischen Pisa und Bologna gelegen, ist eingebettet in einen riesigen englischen Garten und umarmt einen sofort mit diesem ganz besonderen La-Dolce-Vita-Gefühl.

Bei meiner Ankunft war ich noch etwas angespannt: Italien, keine Vorab-Besichtigung, Hochsommer. Würde vor Ort wirklich alles so funktionieren wie geplant? Dianora, unsere Gastgeberin, fuhr gemeinsam mit mir ganz selbstverständlich zum lokalen Baumarkt. Kein großes Aufheben, einfach losfahren. Sie hat mir sofort gezeigt: Hier ticken die Uhren vielleicht anders – aber am Ende funktioniert alles.

Diese Selbstverständlichkeit haben wir auch an anderer Stelle erlebt. Ein echtes Highlight war das Essen und vor allem die Menschen dahinter. Lapo und seine Frau kochten von morgens bis abends für uns. Alles frisch zubereitet, italienische Küche auf höchstem Niveau. Und immer wieder stand plötzlich das nächste fantastische Gericht auf dem Tisch. Wir waren Teil der Familie.